Bercakap-cakap dengan Mitra Bicara dalam Konteks Bekerja

1. Merencanakan desain percakapan dengan konteks lingkungan kerja

Kini, Anda akan berlatih merencanakan sebuah percakapan dalam konteks lingkungan kerja. Bercakap-cakap atau konversasi berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia mempunyai pengertian: berbincang-bincang;berbicara; beromong-omong. Bercakap-cakap merupakan bentuk perwujudan berbicara yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (paling tidak dua orang). Bercakap-cakap merupakan bentuk komunikasi seseorang dengan orang lain dalam mengemukakan pendapat atau menyampaikan pesan dan atau membicarakan sesuatu diungkapkan secara bergantian (dialogis).

Berdasarkan situasinya, bercakap-cakap ada yang bersifat formal dan tidak formal. Bercakap-cakap dalam situasi formal terikat oleh tata tertib aturan, seperti waktu, tempat, topik pembicaraan, dan lain-lain. Bercakap-cakap tidak formal tidak terikat aturan, tetapi harus tetap memerhatikan norma dan etika. Melakukan kegiatan bercakap-cakap, baik dalam situasi formal ataupun tidak formal, harus tetap menjaga etika dan norma serta menciptakan situasi kondusif (tenang, santai, nyantai) sehingga percakapan berfungsi dengan baik serta meng-hasilkan sesuatu yang diharapkan bersama tentang sesuatu yang diperbincangkan.

Bercakap-cakap dalam situasi formal, khususnya jika Anda sebagai pemandu pembicaraan biasakan sebelum dimulai (sebelum masuk pada pokok pembicaraan) diawali pembukaan dengan ucapan (a) Assalamualaikum atau selamat; pagi, siang, sore, petang, malam, (hal itu disesuaikan dengan waktunya bercakap-cakap), (b) Menyapa nama, jabatan (jika perlu), pekerjaan, kegiatan sehari-hari, dan lain-lain. Hal tersebut perlu dilakukan karena berfungsi untuk memperkenalkan kepada khalayak jika percakapan disaksikan oleh massa atau ditayangkan melalui media elektronik, sebagai etika dalam kegiatan bercakap-cakap, penghargaan kepada pembicara (yang diajak bercakap-cakap) dan merupakan pancingan kepada pemirsa untuk mengikuti pembicaraan. Jika Anda sebagai orang yang diajak bercakap-cakap, perhatikan dengan saksama semua pertanyaan sampai mengerti sehingga siap untuk menjawab pertanyaan demi pertanyaan dengan lugas (pokok yang perlu saja), logis (masuk akal) dan jelas.Selama kegiatan percakapan berlangsung, sikap yang perlu dilakukan antara lain:

1. menyimak pembicaraan mitra bicara dengan saksama; 
2. berbicara hal yang pokok-pokoknya saja; 
3. berbicara dengan intonasi yang wajar, artinya tidak perlu keras dan tidak terlalu pelan; 
4. usahakan dalam hal-hal tertentu, berbicara diiringi dengan senyuman atau dengan gerakan tubuh, seperti anggukan, gelengan kepala, gerak tangan; 
5. hilangkan perasaan egois, artinya jangan ingin menang sendiri atau merasa diri selalu benar; 
6. memberikan kesempatan kepada mitra bicara; 
7. jangan memotong pembicaraan mitra bicara, artinya beri-kanlah kesempatan mitra bicara hingga selesai bicara; 
8. mencari solusi, jika ada perbedaan prinsip atau pendapat; 
9. menyanggah dengan kata-kata yang tidak menyinggung perasaan mitra bicara jika ada ketidaksepakatan); 
10. menerima kritik dan saran dari mitra bicara dengan lapang dada. 

Dalam mengakhiri kegiatan bercakap-cakap biasakanlah mengucapkan salam, ucapan terima kasih, atau permohonan maaf di penghujung pembicaraan. Jenis pertemuan yang dapat dijadikan sebagai media untuk komunikasi lisan (percakapan) dalam situasi resmi di antaranya:

1. Rapat

• Rapat adalah pertemuan yang diselenggarakan untuk mem-bahas sesuatu. 
• Rapat dinas adalah rapat yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi secara berkala membahas masalah kedinasan. 
• Rapat kerja adalah rapat yang diselenggarakan oleh instansi, lembaga atau organisasi untuk membahas masalah dan menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan cara tertentu. 
• Rapat anggota adalah rapat yang diikuti oleh anggota organisasi. 

2. Musyawarah

Musyawarah adalah rapat yang bersifat mencari mufakat atau kata sepakat. Dalam hal ini lebih ditekankan unsur perundingan untuk menghasilkan putusan dengan suara bulat.

3. Konferensi 

Konferensi adalah pertemuan yang diselenggarakan oleh organisasi untuk berunding atau bertukar pendapat mengenai masalah yang dihadapi bersama. 

4. Kongres

Kongres adalah pertemuan yang diikuti oleh para wakil organisasi atau golongan berbagai kelompok masyarakat serta diselenggarakan secara berkala untuk membahas dan mengambil keputusan menghadapi masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Dalam konteks tidak resmi, menceritakan sebuah pengalaman kepada orang lain merupakan topik percakapan yang sering kita lakukan. Kegiatan tersebut membutuhkan keterampilan yang tidak sederhana. Hal yang perlu diperhatikan sebelum menyampaikannya di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Pilihan kata dan ekspresi

Pilihlah kata-kata yang sesuai dengan konteks cerita. Akan tetapi, pilihan kata tersebut menjadi tidak menarik apabila di-sampaikanya tidak disertai ekspresi yang sesuai.

2. Ekspresi

Tatalah ekspresi Anda agar mendukung isi cerita. Apabila bercerita hal-hal yang gembira, ekspresinya pun harus yang gembira. Mata berbinar-binar, raut muka berseri-seri, suara lantang, merupakan sebagian dari ekspresi gembira. Berikut ini ada sebuah cerita yang akan dibacakan oleh teman Anda. Perhatikan pilihan kata dan ekspresi teman Anda dengan saksama pada waktu menyampaikannya.

2. Mengungkapkan gagasan, tanggapan, penghargaan, dan pandangan yang berbeda dalam berkomunikasi

Keterampilan menyampaikan gagasan dan tanggapan merupakan sebuah keterampilan yang tidak dimiliki oleh setiap orang. Oleh karena itu, Anda perlu berlatih agar keterampilan tersebut menjadi salah satu keterampilan yang dapat diandalkan. Supaya penyampaian gagasan dan tanggapan tersampaikan dengan baik, maka langkah pertama adalah mencatat pokok-pokoknya yang perlu ditanggapi kemudian menyampaikannya dengan kalimat yang singkat, padat, dan lugas. 

Ketika mendengar sebuah uraian, pasti Anda tidak mampu menangkap semua isinya dengan cepat. Oleh karena itu, Anda harus mampu menangkap pokok-pokok yang perlu ditanggapi sebab pokok-pokok itu merupakan inti atau informasi yang penting. Pokok-pokok uraian dapat Anda temukan dengan cara menangkap isi uraian awal dan akhir ketika pembicara menyampaikan uraiannya. Hal tersebut tidaklah mutlak. Akan tetapi, biasanya penulis akan menempatkan pokok uraian pada bagian awal dan akhir. Apabila Anda telah memiliki pokok-pokok isi uraian, Anda harus menanggapinya dengan baik dan teratur. Jangan lupa, Anda harus menyampaikan gagasan itu dengan menggunakan kalimat yang singkat, tidak berbelit-belit, dan menggunakan kata-kata yang lugas.

B. Menyampaikan Laporan atau Presentasi Lisan
1. Membuat kerangka laporan
Laporan adalah penyampaian informasi dari petugas tertentu kepada orang yang memberi tugas (pemberi tugas) tentang sesuatu yang telah dikerjakan petugas sebagai bentuk pertanggungjawaban. Pelapor adalah orang yang harus merumuskan laporannya sebaik dan seakurat mungkin sesuatu yang dilaporkan. Isi laporan harus berupa pesan komunikasi, sehingga si penerima laporan, setelah mengkajinya akan mengetahui hal yang sama dengan apa yang terkandung di dalam pikiran pelapor.

Dalam penyusunan laporan, hendaknya memenuhi kriteria lengkap, jelas, benar, objektif, tepat waktu, dan sistematis. Lengkap berarti laporan harus mengandung data dan fakta sehingga dari fakta dari data itulah penerima laporan mem-punyai bahan untuk mengambil kesimpulan atau keputusan. Jelas artinya uraian laporan tidak memberitakan peluang untuk ditafsirkan secara berbeda oleh dua orang atau lebih. Benar artinya sesuatu yang dilaporkan harus benar-benar apa adanya atau sesuatu yang sesungguhnya. Objektif maksudnya dalam sebuah laporan tidak memasukkan unsur pribadi ke dalam laporan, tetapi harus benar-benar berdasarkan penilaian sesungguhnya, bukan (subjektif). Tepat waktu, maksudnya, sebuah laporan harus sesuai waktu yang telah ditentukan. Sistematis, artinya agar mudah diikuti oleh orang yang membacanya. Oleh karena itu, laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa dengan sistem kerangka yang teratur agar menjadi suatu wacana yang terstruktur. Kerangka laporan berisi;

1. Pendahuluan, 
2. Isi laporan, 
3. Analisis, 
4. Penutup/kesimpulan. 

2. Menyajikan laporan lisan secara santun dan jelas 

Laporan berdasarkan cara penyampaiannya dapat dilakukan secara lisan atau tulisan. Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung. Teknik penyampaiannya, pelapor bertatap muka dengan yang diberi laporan. Laporan tulisan adalah laporan yang disampaikan dalam bentuk tulisan.

Berikut ini contoh laporan perjalanan.

Pengantar atau ilustrasi:
Suatu waktu, jika Anda sudah bekerja, mungkin akan mendapat tugas dari atasan untuk melaksanakan dinas perjalanan. Seandainya Anda mendapat tugas tersebut, harus menyusun laporan sebagai pertanggung jawaban tertulis setelah melaksanakan dinas tersebut. Jika Anda mendapat tugas seperti itu, pasti akan mendapat surat tugas dari atasan. Surat tugas itu berupa perintah yang berisikan tujuan perjalanan, lamanya perjalanan, dan tempat yang dituju. Surat tugas itu adalah sebagai dasar dalam menyusun laporan perjalanan.

Bacalah dengan saksama laporan berikut. Kemudian, perhatikan hal-hal yang ada dalam laporan tersebut.

Laporan Tugas Perjalanan 

Memonitoring Kegiatan Pengolahan Karet Mentah Menjadi Bahan BakuCabang Kota Bogor, Jawa Barat

I. Pendahuluan

A. Dasar perjalanan
Perjalanan tugas ini dilaksanakan berdasarkan:
1. Surat Tugas Ka. Personalia Nomor:101/STP/VIII/2007, tanggal 15 Agustus 2007.
2. Surat Perintah Direktur PT Rahmah No. 143/SP/VII 1/2007, 10 Agustus 2007.

B. Lamanya perjalanan
Perjalanan ini dilaksanakan selama 3 hari dari tanggal 21 s.d. 23 Agustus 2007 sesuai dengan Surat Tugas. Berangkat pada hari Senin 21 Agustus 2007, kembali hari Rabu, 23 Agustus 2007.

II. Isi laporan perjalanan

a. Hari Senin, 21 Agustus 2007
Berangkat dari Kota Bandung menuju Kota Bogor dengan menggunakan bus patas pukul 4,00, sampai di Kota Bogor pukul 7.00 langsung menemui sekretaris untuk membicarakan masalah.

b. Hari Selasa, 22 Agustus 2007 
Pukul 8.00 s.d. 14.00, berada di lokasi pengolahan bahan mentah, mencatat hal-hal yang penting mengenai produktivitas dan aktivitas perusahaan. 

c. Hari Rabu, 23 Agustus 2007
Pukul 8.00 s.d. 14.00, kembali ada di lokasi untuk melanjutkan pendataan. Setelah itu, langsung menemui sekretaris sekaligus mohon izin pulang ke Kota Bandung. Pukul 15.00 menuju Kota Bandung. 

III. Data/hasil laporan yang dikumpulkan (analisis)
Hasil yang dapat dilaporkan dalam perjalanan tugas pemantauan di lokasi:

1. Laporan kegiatan cabang Kota Bogor cukup baik, hal ini berdasarkan hasil pengecekan  ada peningkatan, produksi mencapai 20% setiap bulan terhitung dari bulan Juni s.d. Agustus 2007.
2. Hanya dalam pemasaran ada kendala di bidang transportasi. Mobil yang tersedia hanya 5 unit, sedangkan kebutuhan harus 9 unit.
3. Adanya penambahan karyawan mekanik sebanyak 5 orang.
4. Pada umumnya karyawan melaksanakan aktivitasnya cukup baik dan disiplin.

IV. Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan 

• Pada dasarnya pengelolaan produksi cabang Kota Bogor cukup baik. 
• Karyawan sudah memadai, sesuai dengan kebutuhan.
• Pengadministrasian perusahaan cukup tertib.

2. Saran 

• Perusahaan cabang Kota Bogor harus dikelola dengan baik supaya lebih maju
• Transportasi agar secepatnya diatasi.
• Memperluas jaringan perusahaan, hal ini didasarkan adanya peningkatan produksi.

Bandung, 3 September 2007
Pelapor



(Nama Lengkap Pelapor)

Di samping itu, laporan dapat juga berisi laporan kejadian atau peristiwa tertentu yang menyita perhatian khalayak. Peristiwa artinya kejadian (hal, perkara, dan sebagainya); kejadian yang luar biasa (menarik perhatian, mengagumkan, menyedihkan, menyenangkan, dan sebagainya); yang benar-benar terjadi. Menyampaikan peristiwa merupakan salah satu bentuk dalam menginformasikan sesuatu kejadian yang dianggap perlu untuk diketahui oleh orang lain. Menyampaikan peristiwa bisa berupa kejadian yang dialami oleh diri sendiri atau kejadian yang dialami oleh orang lain dan dari kejadian orang lain tersebut kita menyaksikannya atau mendengarnya.

Dalam menyampaikan peristiwa perlu memerhatikan hal-hal berikut.

a. Menyampaikan peristiwa itu secara akurat;

b. menyampaikan peristiwa itu secara kronologis;
• berdasarkan urutan waktu kejadian
• tempat peristiwa itu terjadi
• sebab-sebab kejadian
• hal-hal penting dari peristiwa

c. menyampaikan peristiwa itu secara sistematis;
d. sampaikanlah dengan kalimat yang mudah dipahami;
e. dapat menyimpulkan peristiwa tersebut.

3. Menyampikan rangkuman atau simpulan yang akurat
Untuk dapat menyimpulkan isi informasi yang didengar melalui tuturan sangat berhubungan dengan kemampuan menyimak ekstensif. Bukankah kalian sudah belajar membaca ekstensif? Menyimak ekstensif pada prinsipnya sama dengan membaca ekstensif. Menyimak ekstensif adalah kegiatan menyimak yang tidak memerlukan perhatian, ketekunan, dan ketelitian sehingga penyimak hanya memahami seluruh informasi secara garis besarnya. Isi informasi secara garis besar itulah yang biasa disebut simpulan. Meskipun tidak seteliti, setekun, dan sepenuh perhatian menyimak intensif, dalam menyimak ekstensif pun terdapat hal-hal yang harus diperhatikan, yakni gagasan-gagasan utama. Apabila Anda ingin memahami pesan utama pada sebuah teks yang dibacakan, identifikasilah gagasan-gagasan utamanya pada setiap paragraf terlebih dahulu. Contohnya, ketika Anda menyimak pidato pak lurah yang mengajak membangun bale kampung. Dalam pidato tersebut mungkin dikatakan tujuan, waktu, tempat, dan biayanya. Itulah gagasan-gagasn utama dari sebuah informasi yang harus diidentifikasi pada waktu menyimak agar dapat membuat simpulan. Sekarang, mari berlatih menyimpulkan informasi yang didengar melalui tuturan tidak langsung. Tunjuklah salah seorang teman Anda untuk membacakan teks berikut. 

1. Simaklah tuturan teman Anda dan pahamilah gagasan-gagasannya. 
2. Setelah itu, simpulkanlah informasi yang Anda dengar dari tuturan teman Anda.

Menikmati Lingkungan Kawah

Dengan dikelilingi oleh tiga buah bukit, yaitu Bukit Kaba, dan Bukit Hitam yang berada di sebelah Timur, serta Bukit Basa di sebelah Barat, keindahan alam daerah Curup begitu asyik untuk dinikmati. Bahkan, bukit-bukit itu pun dapat dikunjungi oleh para pencinta alam atau pun para wisatawan. Selain banyak bukit yang indah, daerah Curup juga banyak tersedia wisatawan alam yang tidak kalah menariknya seperti danau dan lokasi air panas. Satu dari tiga bukit yang sering dikunjungi para wisatawan yaitu Puncak Bukit Kaba yang terletak lebih kurang 23 km dari pusat kota. Jika ingin ke sana, para wisatawan cukup naik taksi jurusan terminal Simpang Nangka atau Lubuk Linggau, kemudian turun di Simpang Bukit dan menuju ke posko keamanan dengan ongkos Rp500,00. Di posko tersebut, para wisatawan langsung membeli karcis Rp500,00 per orang. Setelah itu, para wisatawan melanjutkan perjalanan dengan berjalan kaki kurang lebih satu setengah jam. Di puncak itu, selain para wisatawan bisa menikmati pemandangan alam sekitarnya, juga dapat melihat secara dekat kawah yang masih aktif dan yang tidak.Bagi para wisatawan yang membawa ken-daraan pribadi, sekarang sudah bisa langsung membawa kendaraan ke puncak, tanpa harus berjalan kaki.

Selain puncak bukit, para wisatawan bisa mengunjungi wisata alam yang lain seperti Danau Mas. Danau ini berjarak kurang lebih 15 km dari pusat kota. Sementara rute perjalanan hampir sama dengan ke arah bukit. Hanya, kalau ke bukit turun di Simpang Pekan Kamis. Jika ke danau, para wisatawan tinggal meneruskan perjalanan kurang lebih 5 menit. Karcis masuk cukup Rp500,00 per orang. Di pinggiran danau juga tersedia villa-villa ukuran kecil yang siap disewakan. Hal yang tidak kalah menarik lagi yaitu Wisata Alam Sumber Air Panas. Wisata ini Jaraknya pun tak jauh dari pusat kota. Para wisatawan dapat naik taksi langsung ke lokasi tersebut. Harga karcis masuk Rp500,00 untuk orang dewasa, dan Rp300,00 bagi anak-anak. Di sini pun, para wisatawan dapat melihat Air Terjun, Batu Bertulis, bahkan para wisatawan dapat mandi dengan air panas di kolam renang atau di pancuran.Bagi para pengunjung dari luar kota, Wisata Curup telah menyediakan hotel atau penginapan yang siap disewakan. Hotel tersebut seperti Aman Jaya dekat Simpang Lebong atau Wisata Baru di Jalan Merdeka. Di samping itu, para wisatawan juga dapat melihat secara dekat perkebunan kopi yang cukup luas yang dikelola oleh penduduk setempat.

Sumber: Sahabat Pena, 2006

Setelah menyimak pembacaan teks tadi, dapatkah Anda menemukan gagasan-gagasan pokoknya? Selain itu, bagaimana kesimpulan Anda mengenai teks yang dibacakan tadi?